Zákony v rámci Spisové služby v oblasti studijní agendy

Mnoho lidí se domnívá, že když se mluví o spisové službě, že se problém na škole týká čistě oddělení spravující IT technologie. Tento dokument se snaží ukázat, že technické řešení je jen malou oblastí problémů při zavádění spisové služby. Dokument se snaží ukázat, že větší část problémů je v zásadních rozhodnutích vedení školy (především v tom, zda se na škole budou dodržovat platné zákony ČR) a jaká nastolí pravidla pro různé typy dokumentů a různé typy doručení dokumentů a pravidla pro procesy oběhu dokumentů školou.

Co je vyžadováno zákonem:

Zákon č. 111/1998 Sb. o VŠ v §68 odst. 3 vyžaduje, aby mnoho typů dokumentů bylo školou vystaveno písemně a doručeno studentovi do vlastních rukou. V některých případech zákon umožňuje náhradní způsob doručení, který ale musí být stanoven vnitřním předpisem školy. Platnost od: 1.1.1999.
- Je třeba si přiznat, že v mnohých případech není zákon dodržován.
- Hodlá vedení školy a vedení fakult toto zákonné ustanovení dodržovat?
- Pokud ano, je třeba:
  - veškerá v zákoně zmíněná rozhodnutí (třeba i o ubytovacím stipendiu či prospěchovém stipendium) vydávat písemně a doručovat do vlastních rukou,
  - případně přijmout vnitřní předpis školy určující náhradní způsob doručování rozhodnutí studentům (u kterých to zákon umožňuje).
Zákon č. 499/2004 Sb. §3 odst. 1 písmeno i a §63 odst. 3 a 4 (+ vyhláška 191/2009 Sb. §6 odst.2 a 4) vyžaduje, aby vysoká škola vykonávala spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Platnost od: 1.10.2010.
- Hodlá vedení školy a vedení fakult toto zákonné ustanovení dodržovat?
- Pokud ano, je třeba:
  - zavést elektronický systém spisové služby,
  - začít tento systém plně využívat, tj. evidovat metadata o veškerých dokumentech doručovaných / předávaných studentům (a nejenom studentům) v tomto elektronickém systému spisové služby.
Zákon č. 499/2004 Sb. §69a (+ vyhláška 191/2009 Sb. §5 odst.2 a 3) vyžaduje, aby dokumenty byly uchovávány v elektronické (digitální) podobě. Platnost od: 1.7.2012.
- Hodlá vedení školy a vedení fakult toto zákonné ustanovení dodržovat?
- Potom je třeba:
  - technické zabezpečení,
  - lidské zabezpečení,
  - aby byly přijaty procesy, které to budou řešit.
Zákon č. 499/2004 Sb. §66 odst. 1 vyžaduje, aby škola vydala spisový řád. Platnost od 1.7.2010.
- Tj. škola již měla vydat spisový řád, který mimo jiné má obsahovat výčet typů dokumentů, které mají být v elektronické spisové službě evidovány (včetně přiřazení spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt).
- Hodlá vedení školy toto zákonné ustanovení dodržovat?
- Potom je třeba:
  - aby byl vydán resp. příslušně novelizován spisový řád včetně všech zákonných náležitostí.

Zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v aktuálním znění (až po zákon č. 159/2010 Sb.)

§ 68

(3) Rozhodnutí ve věcech

a) povolení mimořádného opravného termínu zkoušky, pokud takovou možnost připouští studijní a zkušební řád,

b) povolení opakovat část studia uvedenou v § 52 odst. 1, pokud takovou možnost připouští studijní a zkušební řád,

c) povolení přerušit studium,

d) uznání zkoušek a předepsání rozdílových zkoušek,

e) přiznání stipendia,

f) vyměření poplatku spojeného se studiem podle § 58 odst. 3 a 4,

g) nesplnění požadavků podle § 56 odst. 1 písm. b),

h) disciplinárního přestupku,

i) vyloučení ze studia podle § 67

musí být vyhotoveno písemně, musí obsahovat odůvodnění a poučení o možnosti podat žádost o přezkoumání a musí být studentovi doručeno do vlastních rukou. Případný způsob náhradního doručení ve věcech uvedených v písmenech a) až f) může stanovit vnitřní předpis vysoké školy nebo její součásti.

Zákon č. 499/2004 Sb. v aktuálním znění (až po zákon č. 190/2009 Sb.)

§ 3

(1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají

i) vysoké školy,

§ 63

(1) Spisovou službu vykonávají

a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m),

(3) Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m), kraje a hlavní město Praha vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě.

(4) Subjekty uvedené v odstavcích 1 a 2, které v době účinnosti tohoto zákona neprováděly evidenci dokumentů nebo nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle odstavce 3, jsou povinny naplnit ustanovení odstavce 3 nejpozději do jednoho roku po nabytí účinnosti tohoto zákona. Subjekty uvedené v odstavcích 1 a 2, které v době účinnosti vykonávaly evidenci dokumentů v listinné podobě, jsou povinny vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby nejpozději do šesti měsíců po nabytí účinnosti tohoto zákona.

§ 65

(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis.

§ 66 Spisový řád

(1) Určení původci vydají spisový řád.

(2) Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

(3) Určení původci označují dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.

§ 67 Odesílání dokumentů

Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. 26) Doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu.

§ 69a Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

Přechodná ustanovení

2. Určení původci uvedou své spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona.

3. Po dobu 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona se dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení převádějí po uzavření spisu do analogové podoby.

Zákon č. 499/2004 Sb. nabyl účinnosti dnem 1. ledna 2005, jeho novelizace

Zákonem č. 190/2009Sb. nabyla účinnosti dnem 1. července 2009