Spisová služba - nastavení (SS0010)
Popis
Formulář je určen administrátorům a slouží k nastavení typu dokumentů spisové služby, číselných řad čísla jednacího a dalších údajů
Ovládání
Záložka "Typy dokumentů"
Zde se zobrazuje seznam typů dokumentů, které mohou být evidované ve spisové službě. Záznamy nelze přidávat ani rušit.
Popis položek:
Název.. Název typu dokumentu. Přenáší se do spisové služby. Administrátor nemůže měnit.Platnost.. Touto položkou si administrátor určuje, zda se příslušný typ dokumentu bude na škole nabízet uživatelům.Kde zobrazit.. V IS/STAG je několik míst (formuláře hromadné korespondence, jednotlivé sestavy, E-přihláška, Studentská žádost atd.), kde se při vzniku dokumentu vybírá jeho typ. Tato položka určuje, kde se typ dokumentu nabídne. V případě hromadné korespondence položka určuje, jaké typy dokumentů se budou nabízet pro jednotlivé výstupy. Administrátor nemůže měnit.Druh.. O jaký druh dokumentu se vzhledem ke správnímu řízení jedná (žádost, odvolání, prvoinstanční rozhodnutí, druhoinstanční rozhodnutí atd.). Podle toho systém skládá dokumenty za sebe v následnost. Administrátor nemůže měnit.Věc. . V podstatě kopie názvu typu dokumentu. Přenáší se do spisové služby. V hromadné korespondenci ji může uživatel přepsat.Počet dok... Předdefinovaný počet souborů, které se k písemnosti daného typu dokumentu přikládají.Doručovací cesta.. Jakou cestou bude dokument tohoto typu dokumentu doručován.Třída písemnosti.. Zda je dokument daného typu dokumentu vydáván školou nebo přijímán od studenta a to v písemné či elektronické formě.Způsob odeslání.. Možné způsoby odeslání. Administrátor si je definuje v příslušné doméně na základě potřeb spisové služby.Způsob odeslání do zahraničí.. To samé jen pro odesílání do zahraničí.Způsob vyřízení.. Možné způsoby vyřízení. Administrátor si je definuje v příslušné doméně na základě potřeb spisové služby.Spisový znak.. Jaký spisový znak se má pro typ dokumentu přenést do spisové služby.Skartační znak.. Jaký skartační znak se má pro typ dokumentu přenést do spisové služby.Skartační lhůta.. Jaká skartační lhůta se má pro typ dokumentu přenést do spisové služby.Zákonná lhůta.. U rozhodnutí doba pro odvolání. Předefinovaná hodnota, která se dá u konkrétního dokumentu ještě změnit.Lhůta fikcí.. Lhůta do doručení fikcí. U doručení přes EISVŠ (Elektronický informační systém vysoké školy) je to ze zákona 10 dnů.Identifikátor.. Propojení na typ dokumentu spisové služby.Elektronický podpis.. Který systém elektronického podpisu se má u dokumentu tohoto typu přednastavit.El. podpis - kdo podepisuje.. Osoba jaké pozice se má u dokumentu tohoto typu dokumentu přednastavit jako podepisující elektronickým podpisem.El. podpis - do kdy.. Pokud podepisující v QSIGN nepodepíše do uvedené doby, systém zašle notifikaci referentovi, který dokument vystavil.Přenést výsledné PDF do spisové služby.. Zda se vytvořený PDF soubor dokumentu má přenést do spisu studenta či uchazeče ve spisové službě. Další popis na Spisová službaIgnorovat problém spis. sl... Standardně pokud se má dokument vložit do spisové služby a spisová služba není dostupná, tak se vystavení dokumentu znemožní. Tato položka to umožní ignorovat.Elektronická pečeť.. Který systém elektronické pečeti se má u dokumentu tohoto typu dokumentu přednastavit.Elektronické razítko.. Který systém elektronického razítka se má u dokumentu tohoto typu dokumentu přednastavit.Zobrazit studentovi.. Zda se studentovi mají dokumenty tohoto typu dokumentu zobrazovat v jeho kukátku do spisové služby.Možnost odvolání.. Zda je možné se na tento typ dokumentu odvolávat. Podle toho se chovají další portálové aplikace. Administrátoři nemohou měnit.Doručování přes EISVŠ.. Zda se dokumenty tohoto typu budou doručovat prostřednictvím EISVŠ dle VŠ zákona.Poznámka.. Interní poznámka.
Pokud je položka Doručování přes EISVŠ nastavena na A, spouští se v IS/STAG skripty pro výpočet datumu doručení fikcí. Tato položka je nezávislá na položkách typu "způsob odeslání" a podobně, které se předávají do spisové služby.
Blok Přiřazené číselné řady čísla jednacího umožňuje k danému typu dokumentu přiřadit číselné řady čísla jednacího, tj. z jaké řady se má číslo jednací v podacím deníku brát.
Záložka "Číselné řady čísla jednacího"
Číslo jednací může vystavovat spisová služba nebo IS/STAG. Pokud je to IS/STAG, tak zda se číselné řady definují. Je možno nastavit omezení, podle kterého se při vzniku záznamu v podacím deníku pro konkrétního studenta (jeho fakultu, typ studia či formu studia) nebo uchazeče (jeho fakultu, typu studia či formu studia) vybere příslušná číselná řada. Na škole může být tedy třeba jen jedna řada nebo pro každý typ dokumentu jiná a ještě jiná pro každou fakultu, typ studia a formu studia.
Maska čísla jednacího
Maska čísla jednacího určuje v jakém formátu budou automaticky generována čísla jednací na straně IS/STAG, pokud je to požadováno.
V masce je možné použít tyto znaky:
|
1-9,0 |
číslice |
|
|
A-Z |
písmena velké abecedy |
|
|
$$$ |
První tři písmena z příjmení uživatele, který je uveden, že písemnost zpracovává (typicky stud. referentka). Pozor, tři výskyty jsou pevně dány - nelze uvést méně ani více. |
|
|
/ |
lomítko |
|
|
_ |
podtržítko |
|
|
- |
pomlčka (mínus) |
|
|
. |
tečka |
|
|
## nebo #### |
kalendářní rok |
2 pozice značí roky v rámci století, 4 pozice značí celé čtyřmístné označení roku |
|
& |
fakulta studenta |
|
|
? |
pořadové číslo |
v rámci masky smí být uvedeno jen jednou a to libovolný počet za sebou, počet značí kolik pozic bude pořadové číslo PEVNĚ mít a začíná se od jedničky a dopředu se doplňují nuly a přiřazuje se další jedinečná čísla v rámci ostatního textu (tj. v rámci roku a fakulty a ostatních znaků) |
|
* |
pořadové číslo |
v rámci masky smí být uvedeno jen jednou a to libovolný počet za sebou, počet značí kolik pozic bude pořadové číslo MINIMÁLNĚ mít a začíná se od jedničky a dopředu se doplňují nuly a přiřazuje se další jedinečná čísla v rámci ostatního textu (tj. v rámci roku a fakulty a ostatních znaků). Smí být uvedeny bud hvězdičky nebo otazníky, nikdy ne obojí najednou |
Příklad: Maska "STAG/&/####/**********/KONEC" generuje následující čísla jednací: "STAG/FAV/2012/0000000001/KONEC", "STAG/FAV/2012/0000000002/KONEC" … "STAG/FAV/2012/9999999999/KONEC"
Záložka "Uživatelé"
Zde se nastavuje vazba mezi uživatelským účtem v IS/STAG a ve spisové službě. Uživatel IS/STAG může být pro různé fakulty mapován na různé uživatele ve spisovce. Položka Prioritní pro studium určuje uživatele, na kterého je převedeno vlastnictví záznamu elektronické žádosti. Položka Prioritní pro přijímačky určuje uživatele, na kterého je převedeno vlastnictví záznamu elektronické přihlášky.
Popis položek:
Username.. Uživatel v IS/STAGPro fakultu.. Možnost odlišit, že jeden uživatel pro studenty různých fakult bude mít ve spisové službě odlišného uživatele.ID uživatele ve spisovce.. Odpovídající username ve spisové službě.ID spisového uzlu.. Do jakého spisového uzlu ve spisové službě uživatel patří.ID výpravny.. ID výpravny ve spisové službě.Místo.. Možnost rozlišení místa podání ve spisové službě.Prioritní pro studium.. Pokud dokument odesílá student, tak pod kterou z referentek se má dokument do spisové služby vložit.Prioritní pro přijímačky.. Pokud dokument odesílá uchazeč, tak pod kterou z referentek se má dokument do spisové služby vložit.Budova pro odesílanou poštu.. Zkratka budovy, odkud se pošta podává.
Záložka "Ukončování spisů"
Některé spisové služby umožňují při uzavírání spisu nastavit skartační dobu a další položky podle typu ukončení studia. Zde je možné toto přednastavit.
Záložka "Podklady - ind. rozh."
V IS/STAG je možné vytvářet hromadná rozhodnutí nebo individuální. U těch individuálních je možné si pro Výrok, Odůvodnění a Poučení předdefinovat libovolné "kusy" textu, které potom referentka jednoduše zkopíruje do rozhodnutí. Je možné definovat na úrovni školy, fakulty nebo samotné referentky. Zde se nastavují ty na rektorátní úrovni, fakultní a individuální si nastavují uživatelé v portálové aplikaci pro vystavování individuálního rozhodnutí.
Záložka "Šablony - ind. rozh."
Pro individuální rozhodnutí je připravena univerzální šablona, ale školy a fakulty si mohou do systému pro každý typ dokumentu vkládat i své šablony, ze kterých je potom individuální rozhodnutí vytvářeno.
Záložka "Podklady - odvolání"
Podobně jako u individuálních rozhodnutí je možné předefinovat určité "kusy" textu, které bude moci při odvolání použít student. Např. ZČU má ve svém Statutu uvedeny důvody, které může student použít při odvolání proti poplatku za studium. Tyto důvody zde můžete uvést, student si je přenese do odůvodnění svého odvolání a v textu si je zakomponuje.
Přístup
Administrátor
