Pomocná spisová služba v IS/STAG
V rámci studijní agendy evidované v IS/STAG vzniká množství dokumentů a písemností, prostřednictvím nichž škola komunikuje se svými studenty či uchazeči. Tato korespondence musí být evidována v elektronické spisové službě. IS/STAG proto obsahuje modul, který umožňuje komunikaci přímo s externím softwarovým produktem elektronické spisové služby. Je schopen pracovat jako samostatná spisová služba oddělená od spisové služby dalších agend školy (příjem a odesílání pošty) nebo je ho možné se zakoupeným systémem spisové služby propojit.
Skupiny úloh
- Přenos metadat písemností do externího systému elektronické spisové služby - IS/STAG v okamžiku vzniku jakéhokoliv podporovaného typu písemnosti přenáší metadata (tj. základní popisné informace) o této písemnosti do externího systému. Od tohoto systému naopak přebírá identifikační údaje (číslo písemnosti, číslo jednací atd.).
- Přenos binární podoby písemnosti - u vybraných typů písemností umožňuje IS/STAG přenést kromě metadat i binární podobu (ve formátu PDF) dané písemnosti přímo do systému elektronické spisové služby.
- Obousměrná komunikace - Rozhraní IS/STAG je připraveno i na opačný směr přenosu informací. Lze tedy z elektronické spisové služby získávat informace o stavu písemnosti - například o datu doručení atd.
Technicko-organizační limity
Interface - spisovka je modulem IS/STAG, využívá jeho datové struktury a nemůže tedy fungovat samostatně bez provozního nasazení IS/STAG. Propojení IS/STAG s externí spisovou službou je aplikace, která je závislá na modulu Webových Služeb, nemůže pracovat bez provozního nasazení modulu Webových Služeb.
Architektura modulu
Základní princip modulu Interface - spisovka
- Modul sestává ze dvou částí:
- Obecná databázová část - kód aplikace, který zasahuje do mnoha míst v samotném IS/STAG. Zajišťuje okamžitý přenos informace o vzniku písemností různých typů na základě mnoha různých událostí, které v systému nastávají (např. podání elektronické přihlášky, podání studentské žádosti, vznik či zánik studia atd). Tato část je společná a nezávisí na tom, jaký konkrétní externí produkt elektronické spisové služby zákazník používá.
- Specifická implementace konektoru pro konkrétní produkt externí elektronické spisové služby - vzhledem k rozdílnosti externích produktů a jejich rozhraní je pro každý produkt naimplementován specifický konektor, který na straně IS/STAG zajišťuje komunikaci. Návrh a implementace konektoru je vždy předmětem samostatné smlouvy.
Technické požadavky
Aplikace požaduje provoz modulu Webové služby, v rámci něhož je provozován konektor na externí produkty elektronických spisových služeb. Má stejné technické požadavky jako modul Webové služby.
Úvod do problematiky
Vysoké školy jsou na základě ustanovení §3 odst. 1 písm. i zákona č. 499/2004 Sb. ve znění zákona č. 190/2009 Sb. subjektem povinným k uchovávání dokumentů a umožňující výběr archiválií. Tj. vysoké školy musí zavést elektronickou spisovou službu. Systémů spisové služby je v České republice různými firmami nabízeno několik.
V IS/STAG jsme zatím identifikovali 55 typů dokumentů, které je možno či nutno ve spisové službě evidovat. Některé tyto typy dokumentů vznikají elektronickým zadáním studentem či uchazečem (elektronická přihláška ke studiu, různé žádosti, ..). Některé typy dokumentů se v IS/STAG tisknou. A poslední skupina typů dokumentů je představována výstupem dat o studentech či uchazečích do souboru a jejich načtením do šablon hromadné korespondence MS Word, čímž vzniká dopis zasílaný či předávaný studentovi
Subsystém spisové služby je pseudomodulem IS/STAG, není placen samostatně, klientská škola jej může v případě zájmu použít v potřebném rozsahu. Veškeré další informace jsou uvedeny v níže uvedeném dokumentu.
